by Martha CastañoTrucos para que administre mejor su tiempo
¿Qué es lo más importante en su vida? La mayoría de la gente responde que es la salud, el dinero, los amigos, su pareja actual, etc. Pero el emprendedor, escritor y conferencista estadounidense Kevin Kruse opina que uno debería incluir el tiempo al comienzo de esa lista. Uno puede perder su salud, dice Kruse, y recuperarla después. Lo mismo sucede con el dinero o con los amigos. Y la mayoría de los matrimonios termina en divorcio. Pero usted no puede perder el tiempo y volver a recuperarlo. Tampoco lo puede comprar ni rentar. El tiempo es lo único que nos iguala. Todos tenemos los mismos minutos en el día, pero algunas personas los aprovechan mejor que otros.
De ahí la importancia de aprender a administrar mejor ese recurso no renovable, que hoy en día parece tan escaso. Kevin Kruse, cuyos libros han llegado a la lista de best sellers de The New York Times, entrevistó a varios millonarios estadounidenses, a atletas olímpicos, a emprendedores y a estudiantes destacados de las principales universidades de ese país. Con base en sus respuestas, ofrece varios consejos para administrar mejor el tiempo en su libro ‘15 Secrets Successful People Know About Time Management’, publicado a finales del 2015 (el libro está disponible en Amazon, en inglés). Aquí encontrará un resumen de algunos de ellos:
1. Identifique sus prioridades
Una frase famosa del administrador y consultor Peter Drucker dice: “La eficiencia es hacer las cosas correctamente. La efectividad es hacer las cosas correctas”. Por eso, según Kruse, su primera tarea es definir qué es lo más importante para usted –cuál debería ser su foco– y qué actividades debería realizar ahora para lograr las metas que están alineadas con ese foco.
Una vez que identifique cuál es su tarea más importante cada día, comience a trabajar en ella en las primeras horas del día. Kruse cita un estudio que muestra que las personas son más productivas y eficientes intelectualmente durante las dos primeras horas del día después de que están completamente despiertas. Sin embargo, mucha gente desperdicia esas horas haciendo cosas que no son importantes, como navegar por las redes sociales, revisar y contestar correos, atender reuniones intrascendentes, etc.
La razón por la cual las personas se enfrascan en actividades menores en sus horas más productivas, dice Kruse, es porque buscan encargarse de las tareas que son más sencillas y que pueden evacuar más rápido. Eso es un error. La idea es enfocar esas horas en su prioridad número uno, y hacerlo antes de que comiencen a interrumpirlo o que otros asuntos inesperados y urgentes le quiten foco durante el transcurso del día. Algunas de las personas entrevistadas por Kruse dicen que realizan su trabajo más importante entre las 6 de la mañana y el mediodía –cuando están frescas– y solo después atienden otros asuntos, como reuniones.
La identificación de prioridades no la debería realizar solamente para sus asuntos de trabajo, sino también para otros aspectos de su vida que son importantes, como leer, hacer ejercicio y atender a su familia.
2. Olvídese de las listas de tareas; use la agenda
Kevin Kruse recomienda olvidarse por completo de las listas de tareas, y recalca que las personas exitosas no las usan. Su problema, dice, es que son más parecidas a listas de deseos; son listas de tareas que algún día usted espera realizar, pero sin un plan específico sobre cuándo hacerlas. Por eso, hay listas llenas de tareas que nunca se cumplen, y que solo producen estrés y sentimiento de culpa.
Otro problema, explica, es que esas lista no diferencian entre asuntos que toman solo unos pocos minutos, y tareas que requieren horas de trabajo. Por eso, cuando una persona mira su lista de tareas para ver con cuál sigue, es muy probable que escoja los asuntos rápidos y sencillos, y no los que realmente importan. Adicionalmente, esas listas hacen que las personas se enfoquen en trabajar en las cosas urgentes, y no en las importantes.
Entonces, ¿cuál es la alternativa? Llevar las cosas que tiene que hacer a su agenda o calendario. Kruse dice que esa fue una de las respuestas más consistentes entre las personas que entrevistó para su libro. Sin importar de qué tarea se trata, si usted quiere que algo realmente se realice, debe reservar un tiempo para ello en su agenda.
En el calendario debe quedar reservado el tiempo para todos sus asuntos: los más importantes, pero también las otras labores, como revisar el correo, hacer llamadas telefónicas, e incluso asuntos personales que son importantes para usted, como su hora diaria de ejercicio o ayudarles a sus hijos con las tareas.
También es clave que en su calendario reserve las primeras horas del día para los asuntos más relevantes. La razón es que, sin importar qué tan bien trate de controlar su tiempo, siempre surgirán durante el día asuntos que necesitan su atención y que a veces son urgentes. Por eso, debe asegurarse de que las cosas más importantes queden hechas antes de que surjan imprevistos.
Algunas de las personas entrevistadas por Kruse también ‘agendaban’ bloques de tiempo sin tareas, en los que podían atender asuntos que no habían previsto o simplemente pensar entre una reunión o actividad y otra.
3. Optimice las reuniones
Incluso aunque ahora sean virtuales por la cuarentena del coronavirus, optimizar sus reuniones de trabajo es clave. Kruse cita una encuesta con empleados en la que un tercio de las personas considera que las reuniones de trabajo de su última semana fueron un desperdicio total de tiempo. Y lo grave de esa pérdida de tiempo es que, si 10 personas están en una reunión de una hora, son 10 horas de trabajo las que desperdicia una compañía.
Muchas reuniones son improductivas por diversas razones: porque empiezan tarde, porque son para revisar cosas que se pueden atender por otros medios, porque se invita a personas que no deberían estar ahí, porque no se preparan, etc.
Las personas entrevistadas por Kruse mencionan varias estrategias para evitar que las reuniones se roben tiempo valioso: por ejemplo, la estrategia radical del inversionista Mark Cuban de no aceptar reuniones con alguien que no le vaya a representar ingresos de dinero a su compañía; o la de Dustin Moskovitz, cofundador de Facebook, quien tiene un día de la semana en la que las reuniones están prohibidas en la empresa (para que todo el mundo se pueda concentrar en sus tareas).
Otras personas también recomiendan: reducir la duración de las reuniones (no programarlas de una hora ni de 30 minutos, sino de 20 minutos, pues eso obliga a los asistentes a enfocarse al máximo); prohibir el uso de celulares; definir una agenda de la reunión con anticipación y hacerla circular previamente entre los asistentes para que todos lleguen mejor preparados; y realizar con frecuencia reuniones de seguimiento muy cortas (15 minutos, por ejemplo) para no tener que hacer reuniones prolongadas después.
4. Aprenda a decir “no”
Kruse cita un par de frases famosas sobre este punto. Una es de Steve Jobs: “Enfocarse se trata de decir no”. La otra es del billonario Warren Buffett: “La diferencia entre las personas exitosas y las personas muy exitosas es que las segundas le dicen que ‘no’ a casi todo”.
“No”, dice Kruse, es como una palabra mágica que de manera instantánea va a liberar una gran cantidad de espacio en su calendario en el futuro. El problema es que no les decimos “no” a algunas cosas que nos van a quitar tiempo porque erróneamente pensamos que vamos a estar menos ocupados en el futuro de lo que estamos ahora. “Es muy fácil aceptar un almuerzo en tres semanas porque al mirar su calendario usted lo ve desocupado. Pero cuando ese día llegue, tres semanas después, su agenda estará igual de llena que siempre con reuniones, cierres y tareas urgentes”, dice Kruse.
La lección que debe aprender es que, cada vez que usted le dice “sí” a algo, le está diciendo “no” a otra cosa, quizás a algo que para usted es más importante. Nosotros le decimos que sí a muchas cosas porque queremos ayudar o porque valoramos a los otros, dice Kruse, pero decir “sí” de forma descontrolada cada vez que nos piden tiempo inevitablemente va a impedir que hagamos las cosas que más valoramos. Por eso, acostúmbrese a decir “no”, de forma cortés y sin demasiadas explicaciones, y no tenga sentimientos de culpa por eso.
5. Aplique el Principio de Pareto
Kruse sugiere basarse en el Principio de Pareto –que dice que 80 por ciento de los resultados provienen de solo 20 por ciento de las acciones– para ganar más tiempo. En esencia, se refiere a que usted debe tener siempre la mentalidad de andar identificando cuáles son esas pocas tareas y actividades que van a producir los mayores resultados.
Él sugiere enfocarse en lo estratégico, y en tratar de hacer las cosas más importantes excepcionalmente bien, y el resto suficientemente bien (o eliminar algunas actividades). Además, dice que uno debería desarrollar sus habilidades para ser excepcionalmente bueno en unas pocas áreas que le interesan, en lugar de tratar de dominar todo. El resultado será menos trabajo, menos estrés y mayor felicidad.
En una empresa, esto podría llegar al punto de eliminar los productos menos vendidos para enfocarse en los que más ingresos producen, o analizar la base de datos de clientes y concentrarse solamente en los más rentables.
6. Elimine, delegue o rediseñe
Según Kruse, una buena forma de liberar tiempo es analizar su trabajo de la última semana y luego hacerse tres preguntas: cuáles de esas actividades puede dejar de hacer por completo (¿qué pasaría si las elimina?, ¿eso le aporta valor a usted o su empresa?); cuáles puede delegar o contratar por fuera; y cuáles puede hacer de una manera que sea más eficiente (¿esa tarea se puede hacer más rápido?, ¿cómo la haría si tuviera solo la mitad del tiempo?).
Uno de los entrevistados de Kruse dice que él no hace nada que alguien pueda realizar mejor en su empresa; además, no hace nada que no represente el mejor uso posible de su tiempo. Otro de ellos dice que uno debería enfocarse en lo que es grandioso y contratar a alguien para todo lo demás.
7. Aborde las cosas una sola vez
Un hábito que puede ayudarle a liberar tiempo es abordar las cosas una sola vez y tomar una decisión sobre ellas inmediatamente. Por ejemplo, es común que las personas revisen su correo rápidamente, y luego lo dejen para después tomar con calma decisiones sobre esos mensajes. Kruse dice que lo que debería hacer es iniciar una acción sobre cada mensaje inmediatamente, o borrarlo, o archivarlo. De otra parte, dice que debería revisar su correo solo a ciertas horas (por ejemplo, tres veces al día) y dedicar solo unos cuantos minutos en cada sesión para procesar ese correo.
Según Kruse, la gente exitosa toma acciones inmediatas sobre casi todos los elementos con los que se cruzan. La razón es que saben que, para ser eficientes, deben dedicar la menor cantidad de tiempo y energía mental a procesar los asuntos. Es decir, practican una mentalidad de “tocar las cosas una sola vez”. De esa forma evitan terminar luego con una gran cantidad de cosas pendientes por hacer.
8. Trabaje en bloques cortos y mantenga la energía
“Sin importar lo que haga, usted tendrá mañana las mismas 24 horas que hoy. Cuando la gente habla sobre administración del tiempo, lo que realmente quiere es hacer más cosas con menos estrés. Y el verdadero secreto detrás de esto es que usted maximice su energía”, dice Kruse.
Este es el último gran secreto que ofrece el escritor sobre cómo manejar mejor el tiempo, pero recalca que es uno de los más importantes: usted no puede conseguir más tiempo, pero sí puede incrementar su productividad aumentando su energía y su foco.
Esto incluye varias estrategias, y evitar hábitos negativos: por ejemplo, dormir pocas horas es como dispararse en un pie porque le quita energía y lucidez. Kruse sugiere alimentarse lo mejor posible, dormir bien y establecer rituales matutinos de al menos una hora diaria que incluyan actividades benéficas para su mente, cuerpo y espíritu, como la lectura, el ejercicio, las visualizaciones y la meditación.
En cuanto al ritmo de trabajo, Kruse cita un estudio que dice que el cuerpo humano está hecho para alternar entre gastos de energía y su recuperación; los humanos se mueven entre foco y energía total hasta fatiga física y sicológica cada 90 minutos. Por eso, algunos sugieren tomar descansos breves cada 90 minutos de trabajo.
Pero los períodos pueden ser más cortos, y dependen de cada persona. Kruse menciona una técnica llamada Pomodoro, que consiste en trabajar con mucha energía y concentración durante períodos de 25 minutos, para luego descansar 5 minutos (el descanso puede ser moverse, estirar, tomar agua, etc.); luego se aborda otro ciclo de 25 minutos, y así todo el día. Otros estudios hablan de bloques de 50 minutos, con descansos de 15. Finalmente, varios de los empresarios y emprendedores entrevistados recalcaron la importancia de hacer una sola cosa a la vez, dedicarle toda la atención, y solo abordar otra actividad cuando la primera esté terminada. En esencia, no hacer multitarea, porque no es eficiente.